No mundo cada vez mais digital em que vivemos, a necessidade de transformar documentos físicos em versões eletrônicas é uma tarefa comum. Para isso, o ato de escanear documentos tornou-se uma habilidade essencial. Segundo Rodrigo da Costa Alves, advogado especialista em direito da proteção e uso de dados pessoais, em entrevista para o Estadão, relata que armazenar documentos escaneados e on-line proporciona a redução de riscos por perda do item devido a problemas naturais, como deterioração do material original.
O portal Manual da Web desvenda o que é escanear um documento, para que serve um scanner, a diferença entre scanner e cópia, e também a diferença entre escanear e digitalizar um documento. Trazemos também três aplicativos úteis para facilitar esse processo.
O que é escanear um documento?
Escanear um documento é o processo de converter uma página física, seja ela um texto, imagem ou gráfico, em uma versão digital. Isso é realizado por meio de aplicativos de scanner em smartphones. Durante o processo de escaneamento, o scanner captura uma imagem da página original e a converte em um arquivo digital, que pode ser armazenado, compartilhado, editado e organizado de maneira conveniente em seu celular.
Para que serve o scanner de documentos?
O scanner de documentos desempenha um papel crucial em várias situações. Aqui estão algumas das principais utilidades desse dispositivo:
- Arquivamento e organização
É uma maneira eficiente de criar cópias digitais de papéis importantes, como contratos, recibos fiscais, notas fiscais e outros documentos legais. Isso ajuda a organizar e manter registros importantes em formato digital, facilitando o acesso e a pesquisa futura.
- Compartilhamento de informações
Você pode enviar contratos para clientes, compartilhar recibos com colegas de trabalho ou enviar cópias de documentos para fins de colaboração.
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- Redução de espaço físico
Permite reduzir a quantidade de papel físico que você precisa armazenar, o que é especialmente útil em escritórios onde o espaço é limitado.
- Preservação de memórias
Além de documentos profissionais, o scanner de documentos também pode ser usado para digitalizar fotos antigas e memoráveis, preservando-as para as gerações futuras.
O que é escanear?
Escanear, refere-se ao ato de converter imagem ou página de texto impresso em um formato digital. Isso envolve o uso de um dispositivo de scanner que captura uma imagem do documento e a transforma em um arquivo digital.
Ao escanear um documento, cria-se uma representação digital da página que pode ser armazenada no computador, enviada por e-mail, impressa novamente ou manipulada de várias maneiras, dependendo das necessidades do usuário. É uma maneira eficaz de preservar documentos físicos, compartilhar informações e facilitar o armazenamento digital.
Qual a diferença entre scanner e cópia?
É importante entender a diferença entre um scanner e uma máquina de cópia, uma vez que ambos são frequentemente usados para criar duplicatas de documentos. A principal diferença reside na natureza da saída produzida.
Scanner
Como mencionado anteriormente, um scanner cria uma representação digital de um documento. Isso significa que ele produz um arquivo de imagem ou um arquivo PDF que pode ser armazenado em um computador ou em algum dispositivo de armazenamento eletrônico.
Máquina de cópia (copiadora)
Uma máquina de cópia, por outro lado, produz uma cópia física do documento original em papel. Ela usa papel e tinta para criar uma réplica exata do documento original. Essas cópias físicas são úteis quando você precisa de uma duplicata física de um documento para distribuição ou arquivo.
Qual a diferença entre escanear e digitalizar um documento?
Embora os termos “escanear” e “digitalizar” sejam frequentemente usados como sinônimos, eles têm algumas diferenças sutis:
Escanear
O que é escanear um documento refere-se ao ato de capturar imagem ou objeto e convertê-lo em arquivo digital. Essa imagem pode ser uma representação exata do documento original ou uma imagem em cores, dependendo das configurações do scanner.
Digitalizar
Digitalizar é um termo mais amplo e pode incluir várias etapas adicionais após a captura inicial. Por exemplo, após escanear um documento, você pode precisar processá-lo, reconhecer o texto, aplicar OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para tornar o texto pesquisável ou até mesmo converter o arquivo em um formato específico, como PDF pesquisável.
3 aplicativos para escanear documentos
Agora que você sabe o que é escanear um documento e por que é importante, vamos apresentar três aplicativos úteis, da teoria à prática.
Adobe Scan
O Adobe Scan é uma ferramenta poderosa para escanear documentos com seu smartphone. Ele oferece recursos avançados, como reconhecimento de texto, o que significa que você pode transformar facilmente uma imagem escaneada em um documento pesquisável. Integração perfeita ao ecossistema Adobe, facilitando o compartilhamento e o armazenamento em nuvem.
4.8/5
CamScanner
Este aplicativo é amplamente reconhecido por sua facilidade de uso e recursos de edição integrados. Você pode escanear documentos, adicionar anotações, destacar texto e até mesmo colaborar com outras pessoas em tempo real. O CamScanner também possui opções de armazenamento em nuvem para manter seus documentos seguros e acessíveis em qualquer lugar.
4.8/5
Genius Scan
O Genius Scan é um aplicativo que permite entender o que é escanear um documento rapidamente com a câmera do seu dispositivo móvel. Ele oferece recursos de otimização automática, como detecção de bordas e ajuste de contraste, para garantir que os documentos digitalizados tenham a melhor qualidade possível. O aplicativo suporta a exportação de documentos escaneados em vários formatos, incluindo PDF e JPEG.
4.9/5
Escanear documentos é uma habilidade valiosa para a era digital. Entender o que é escanear um documento, a diferença entre um scanner e uma máquina de cópia, bem como entre escanear e digitalizar, é essencial para escolher a melhor abordagem para suas necessidades diárias. Com a ajuda de aplicativos como Adobe Scan, CamScanner e Genius Scan, você pode tornar esse processo mais eficiente e produtivo, facilitando a organização e o compartilhamento de documentos em formato digital.
